Czy Twoja firma jest gotowa na 1 kwietnia 2026? To nie prima aprilis, a data, od której Krajowy System eFaktur (KSeF) zostanie rozszerzony na wszystkich podatników. Wyjątkiem są tylko tzw. wykluczeni cyfrowo. To oznacza, że setki tysięcy przedsiębiorców muszą teraz zalogować się do systemu.
Ale to dopiero początek drogi.
Logowanie to pierwszy krok
Proces wygląda inaczej w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, a inaczej w przypadku spółek. Dla JDG sprawa jest prostsza. Dla firm z osobowością prawną zaczyna się od uwierzytelnienia.
Spółki powinny jak najszybciej uwierzytelnić się do KSeF, a więc albo złożyć wniosek ZAW-FA w urzędzie skarbowym i wskazać osobę, która będzie administratorem KSeF (np. wspólnika lub członka zarządu) albo kupić pieczęć elektroniczną. Dopiero wtedy administrator KSeF w firmie będzie mógł zalogować się w systemie.
Nadawanie uprawnień: kluczowy, ale podchwytliwy etap
Po zalogowaniu trzeba nadać uprawnienia. Możesz je przydzielić księgowej, biuru rachunkowemu, a nawet samemu sobie (w przypadku właścicieli spółek). Robi się to w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, czyli darmowym narzędziu udostępnionym przez resort finansów.
Ale uwaga! W praktyce nadawanie uprawnień może sprawiać trudności, ponieważ do wyboru jest kilka rodzajów uprawnień. Warto poświęcić chwilę, by wybrać właściwe.
Kto jeszcze ma chwilę oddechu?
Istnieje jedna grupa, która ma więcej czasu. To mikroprzedsiębiorcy. Do końca 2026 roku zwolnieni są z KSeF ci, których łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem w danym miesiącu nie przekroczyła 10 tys. złotych.
Tu ważne zastrzeżenie: cała ich sprzedaż musi być udokumentowana „tradycyjnymi” fakturami – elektronicznymi lub papierowymi. To zwolnienie obowiązuje tylko do końca tego roku. Od 1 stycznia 2027 mikroprzedsiębiorcy również zostaną objęci KSeF.
Jak policzyć, czy jesteś w tej grupie? Do limitu 10 tys. zł wlicza się tylko faktury, które miałyby trafić do KSeF, czyli te między podmiotami biznesowymi (B2B). Nie wliczają się faktury dla osób fizycznych czy z kas fiskalnych.
Uwaga na pułapkę! Data wystawienia decyduje o wszystkim
To kluczowa zasada, o której muszą pamiętać wszyscy wchodzący do systemu od kwietnia. W KSeF liczy się data wystawienia faktury, a nie okres, za który została wystawiona.
Oznacza to, że ostatnim dniem na wystawienie faktury poza KSeF jest 31 marca. Od 1 kwietnia, nawet jeśli faktura dotyczy sprzedaży z 31 marca, dokument musi być wystawiony za pośrednictwem KSeF.
Dlatego, aby nie utrudniać sobie księgowości, warto wystawić wszystkie faktury za marzec najpóźniej w ostatnim dniu tego miesiąca. Dotyczy to szczególnie usługodawców rozliczających się „z dołu” fakturą zbiorczą.
Okres przejściowy to nie przyzwolenie na błędy
Warto pamiętać, że obecny rok jest traktowany jako okres przejściowy. Ewentualne błędy mogą być łatwiejsze do wyjaśnienia z urzędem skarbowym. To dobra wiadomość dla mniejszych firm.
Mimo to, wszelkie nieprawidłowości w fakturowaniu mogą znacznie opóźnić płatność od klienta. Dlatego lepiej poświęcić czas na zapoznanie się z systemem już teraz.
Gotowość na 1 kwietnia to nie tylko formalność. To warunek sprawnego prowadzenia biznesu w nowej rzeczywistości. Czas start!









